Tạo Chiến Dịch Auto Dialer Và Upload Danh Sách Số Điện Thoại

Auto Dialer giúp đội sales và telesales tự động gọi đến danh sách khách hàng mà không cần quay số thủ công. Hướng dẫn này mô tả từng bước để tạo một chiến dịch Auto Dialer mới, upload danh sách số, cấu hình thông số và bắt đầu chạy chiến dịch trên hệ thống Softmart.

Yêu Cầu Trước Khi Bắt Đầu

• Tài khoản Softmart với quyền Supervisor hoặc Admin
• Đường dây tổng đài đã được cấu hình và kết nối (SIP trunk hoạt động)
• Danh sách số điện thoại định dạng .csv hoặc .xlsx
• Ít nhất một nhóm agent đã được tạo và active

Bước 1 — Truy Cập Module Auto Dialer

Đăng nhập vào hệ thống Softmart, chọn menu Chiến Dịch ở thanh điều hướng bên trái, sau đó chọn Auto Dialer. Giao diện hiển thị danh sách các chiến dịch đang có. Nhấn nút + Tạo Chiến Dịch ở góc trên bên phải.

Bước 2 — Cấu Hình Thông Tin Chiến Dịch

Điền đầy đủ thông tin trong form tạo chiến dịch:

• Tên chiến dịch: Đặt tên rõ ràng để dễ nhận biết, ví dụ "CSKH_Tháng7_2025"
• Loại Dialer: Chọn Predictive (gọi tự động dự đoán) hoặc Power (gọi từng số theo thứ tự)
• Nhóm Agent: Chọn nhóm agent sẽ nhận cuộc gọi kết nối
• Số hiển thị: Chọn đầu số hiển thị với khách hàng
• Thời gian chạy: Thiết lập khung giờ cho phép gọi (ví dụ 8:00 – 17:00)
• Số lần thử lại: Số lần gọi lại nếu không bắt máy (khuyến nghị 2–3 lần)

Bước 3 — Upload Danh Sách Số Điện Thoại

Trong tab Danh Sách, nhấn Upload File và chọn file .csv hoặc .xlsx. File cần có ít nhất cột phone (số điện thoại). Các cột tùy chọn có thể thêm: name, email, note — dữ liệu này sẽ hiển thị cho agent khi cuộc gọi được kết nối.

Sau khi upload, hệ thống tự động:

• Kiểm tra định dạng số điện thoại (loại bỏ số không hợp lệ)
• Loại trùng lặp trong danh sách
• Hiển thị preview 10 dòng đầu để xác nhận trước khi lưu

Bước 4 — Kích Hoạt Và Theo Dõi Chiến Dịch

Sau khi lưu cấu hình, chiến dịch ở trạng thái Chờ. Nhấn nút Bắt Đầu để kích hoạt. Trong quá trình chạy, bạn có thể theo dõi real-time tại tab Giám Sát:

• Số cuộc gọi đã thực hiện / còn lại trong danh sách
• Tỷ lệ bắt máy và tỷ lệ kết nối thành công
• Agent đang bận / đang chờ
• Kết quả từng cuộc gọi (bắt máy, không bắt máy, từ chối, bận)

Lưu Ý Quan Trọng

• Không gọi ra ngoài khung giờ 7:00 – 21:00 theo quy định viễn thông
• Tạm dừng chiến dịch khi cần điều chỉnh cấu hình — không xóa rồi tạo lại
• Xuất báo cáo kết quả sau khi chiến dịch kết thúc tại Báo Cáo → Chiến Dịch